Processo de Vendas: o que é e como criar um para a sua empresa!

Você sabia que estruturar um processo de vendas é muito importante?

Sem um processo de vendas pensando estrategicamente para a sua empresa a sua equipe comercial se perde. Isso faz com que as metas de vendas que foram traçadas não sejam atingidas, e que ninguém saiba muito bem o que deu errado, ou por quem. A lógica é simples: se você não pode ver o processo como um todo, não poderá mensurá-lo ou analisá-lo de uma forma proveitosa. Quando montamos o processo de vendas, estabelecemos posições, funções e metas para cada vendedor do time. Isso faz com que o volume de trabalho individual fique menor, e que o gerente de vendas possa monitorar e direcionar os objetivos individuais de cada um sempre em direção aos objetivos da empresa. Essa é uma das principais vantagens de montar um processo de vendas.

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No post de hoje, vamos falar na prática sobre como a estruturação desses processos podem ajudar a sua equipe, tanto operacionalmente, como em resultados. Se tiver qualquer dúvida ou sugestão, deixe nos comentários. Boa leitura!

O que é Processo de Vendas na prática?

Qualquer equipe de vendas, independente do segmento, precisa de apenas duas coisas para ter sucesso: foco e processos estruturados. Sem foco, a equipe não sabe aonde mirar, ou qual objetivo eles precisam alcançar e em qual período de tempo. É basicamente atirar a esmo e tentar acertar o que for possível. Sem um bom processo, os vendedores ficam à deriva desperdiçando tempo e esforço à toa ( e fazendo as empresas desperdiçarem dinheiro). Se você já tem uma equipe focada, que quer entregar resultados e ir para a linha de frente das vendas lucrar, então você precisa montar um processo de vendas que os direcione a isso. É necessário que todo o gestor de vendas faça um passo a passo (algo como um fluxograma) que vai ser o responsável por nortear a equipe comercial até os objetivos específicos. Nesse fluxograma ele mapeará o grande objetivo, e quais funções específicas cada vendedor terá, além de delimitar o tempo para execução de cada coisa. Esse passo a passo é o processo de vendas, em si. Agora que você já sabe, parece algo muito fácil de ser feito e implementado por qualquer empresa, certo? E é, porém a maioria das empresas não tem um processo de vendas desses desenhado. Ou se tem, não segue ele como deveria. Isso ocorre, porque provavelmente as empresas não conseguem ver o valor que isso agregaria aos seus objetivos operacionais e estratégicos. Vejamos:

O que um processo de vendas agrega para uma empresa?

Um dos maiores objetivos das empresas é gerar uma padronização de processos. Essa padronização resume-se em saber o que cada funcionário, dentro de cada setor, precisa fazer em certas situações. Isso garante ações homogêneas para a empresa, e impede que tempo e dinheiro sejam gastos a toa. Gerar processos padrões também permite que as empresas analisem e mensurem o que deu certo e errado em cada setor. Dessa forma elas pode replicar os acertos e aprender com os erros, de uma forma holística. Em um setor comercial, setor que envolve captação de novas oportunidades e relacionamento com o cliente, a padronização dos processos é essencial. Cada vez que os vendedores estiverem perdidos, eles executarão suas tarefas cada um a sua forma. Isso faz com que a empresa não tenha uma forma única de atender, captar ou se relacionar com um cliente. Ok, ainda parece algo bobo e sem importância do seu ponto de vista?

Empresas de telecomunicação e o processo de vendas:

Vejamos um exemplo clássico que acontece com diversas empresas de telecomunicações (e provavelmente já aconteceu com você): Imagine que uma ação de pós-venda seja programada. O objetivo é aumentar o plano de telefonia de uma cliente que já é cadastrada com a empresa de telecom. Um vendedor entra em contato e tenta oferecer um plano maior de telefonia, com mais minutos, mais internet e etc. A cliente agradece educadamente, mas rejeita. O vendedor desliga. Fim do approach. Mas um dia normal de vendas, certo? Ok, prosseguindo.. Agora, suponha que a empresa não tenha um processo de vendas desenhado corretamente. Basicamente, cada vendedor fala com os clientes que quiser e poucos registram essas ligações, salvo quando há alguma venda em jogo. Na mesma tarde, outro vendedor então resolve ligar para a mesma cliente. Pela segunda vez no mesmo dia a cliente rejeita o produto, agora de uma forma já não tão educada. Ela começa a pensar que a marca não se importa de verdade com ela, e que essa empresa só quer tirar "mais e mais dinheiro dela". Podemos parar o exemplo por aí, mas imagina se um terceiro vendedor liga para ela? Consegue ver porquê o SAC desse tipo de segmento de telecomunicação vive abarrotado de ligações, reclamações e processos judiciais? Esse tipo de ação vai enfraquecendo o nome da empresa, e às vezes até fazendo ela perder oportunidades e potenciais clientes de uma forma definitiva. Para evitar que isso aconteça é necessário a criação de um processo de vendas. Vamos esclarecer abaixo quais são os principais objetivos dos processos. Assim ficará mais fácil de você ver como a sua empresa pode se se encaixar em um ou mais desses.

Os objetivos principais do processo de vendas.

Apesar de manter um operacional fluindo, um bom processo de vendas também consegue:

Guiar os vendedores sobre a execução e prática de diversas atividades do setor.
Nortear a equipe quanto ao alcance das metas designadas pela empresa.
Definir uma rota e um plano de ação para cada vendedor.
Prever e se antecipar à problemas e dificuldades que cada vendedor poderá apresentar.

É possível unir todos os objetivos em um processo, e analisar o desempenho de cada vendedor, seja em tempo ou esforço. Outro objetivo importante de um bom processo de vendas é definir a função de cada vendedor, baseado na experiência e habilidade de cada um deles. Por exemplo: você pode pegar os vendedores mais experientes, e com maior relacionamento com os clientes, e designa-los à função de abertura de oportunidades nas vendas no ano. Você não gastará tanto o tempo da sua equipe, pois ele já tem uma boa cartela de clientes, basta apenas trabalhá-la. Ao mesmo tempo que a experiência deles garantirá que as aberturas serão feitas corretamente, e de uma forma escalável. Ou, de repente, você pode por algum vendedor que seja muito bom em se comunicar para ser o responsável do setor de SAC da área de vendas. Esse vendedor terá em seu processo de vendas todas as funções de relacionamento e pós-venda. O ponto é que quando você define a estratégia do seu processo de vendas baseada nas expertises, você garante inteligência e expertise no seu modus operandi. Isso é um ponto essencial para os objetivos darem certo! Vejamos agora como seria o passo a passo do processo, desde do momento que a empresa decide focar em algo, até a hora que o gestor define as atribuições de cada vendedor.

Como funciona o processo de vendas na prática?

Antes de tudo acontecer, é necessário que a empresa estruture firmemente quais as metas desse ano. Um bom processo de vendas começo do topo para baixo. De nada vai adiantar um operacional que funcione em sintonia, se a estratégia da empresa for defasada. Bem, já olhando para o processo, primeiro o gestor precisará traçar o objetivo principal da equipe. Esse objetivo precisa estar atrelado aos objetivos de crescimento da empresa. (que falamos ali acima) Um gerente de vendas experiente pode estimular esse crescimento usando diversas estratégias de vendas como: captação de cliente, fidelização e pós-venda ou reativação de clientes inativos. Uma, ou todas dessas estratégias podem ser usadas como objetivo focal. Tudo vai depender do time de equipe que o gerente tem em mãos. Uma vez definidos os objetivos, o gestor precisa decidir qual vendedor será responsável por qual ação. Como dito acima, designar os mais experientes para as aberturas de oportunidades pode ser uma boa ideia. Depois de ter traçado as funções de cada vendedor, é hora do gestor delimitar as datas de entrega de cada ação. Isso impede que o cronograma se perca, e que as ações fiquem sem prazos de entrega. Depois de traçar toda a estratégia e delimitar esforço e tempo por vendedor, é hora de conversar com a equipe sobre todo o processo de compras. É necessário clareza e objetividade para explicar tudo que cada um precisa fazer. Aconselhamos que depois de dar uma visão geral para a equipe, que o gestor converse com cada um individualmente.

É necessário que cada vendedor entenda individualmente a sua função?

Como você pode garantir que os objetivos serão cumpridos, se você não tiver a absoluta certeza de que todo o seu time está alinhado e pronto para desempenhar suas funções? É importante conversar com cada um dos seus vendedores, respeitando os pontos fortes e fracos de cada um deles. O objetivo dessa conversa é que o vendedor demonstre:

Ter entendido o objetivo principal e a estratégia que será utilizada pela empresa.
Que ele saiba quais são as metas da empresa, as metas da equipe e como se ele se encaixa no alcance dessas metas.
Que ele se sinta preparado e motivado para executar todas ações necessárias que foram designadas à ele.
Que ele entenda que, como gestor, você está ali para ajuda-lo e auxilia-lo em qualquer momento, sempre que for necessário.

Ponto importante: O processo de vendas não pode ser apenas traçado. Ele precisa ser entendido e justificado para a sua equipe. Não adianta montar um planejamento perfeito, sem entender se a sua equipe está preparada para desempenhar o seu melhor. Lembre-se: eles serão os responsáveis por fazerem as suas metas terem sucesso, ou não. É primordial que eles entendam o porquê de estarem fazendo isso. Para deixar ainda mais claro, vamos montar um processo de vendas de exemplo. Vamos supor que o foco da sua equipe seja a captação de novos clientes e oportunidades de vendas. O processo de vendas será dividido em 4 momentos específicos. Vejamos:

4 momentos que o processo de vendas te ajuda a conquistar clientes

1 - Quem faz o quê no processo.

Nesse momento você precisa definir quem será o responsável por cada fase do ciclo de vendas. Defina quem fará as aberturas de vendas, quem trabalhará com a negociação e quem será o responsável por finalizar as vendas. Trace detalhadamente as atribuições de cada função.

2 - Todos por uma meta só.

Agora pegue todas as metas individuais e una-as em uma grande meta da equipe. Isso fará com que o seu time fique unido e veja de uma forma única aonde precisa chegar. O senso de união pode ajudar muito quando as coisas apertarem.

3 - Utilização do CRM.

Agora que todos já sabem suas funções, e a meta da equipe já é única, implemente uma ação geral a todos os vendedores: a centralização de ações, dados e movimentos no CRM. Todo o cliente que for contatado, ou qualquer negociação que for feita, precisa entrar no CRM. Isso facilita muito na hora de pensar uma ação estratégica com algum cliente. Você poderá ver o que foi feito, com quem e quando.

4 -Compartilhamento de informações

Para finalizar, peça para o seu time montar, individualmente, um relatório de ações. Esse relatório não é apenas para o seu controle, mas visa o compartilhamento de informações essenciais nas vendas. Como todos vão atuar por áreas e funções, os relatórios podem ajudar na "big picture" do processo.

Conclusão: Entendeu a importância do Processo de Vendas?

Esperamos que você tenha consigo entender os principais objetivos e a necessidade de um processo de vendas bem estruturado. O seu time de vendas só tem a ganhar, e você poderá ter muito mais tempo para gerenciá-los, uma vez que todos sabem o que devem fazer.

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Utilize todas as nossas dicas e técnicas, e depois volte e deixe nos comentários como foram as suas experiências com o processo de vendas da sua equipe. Qualquer outra dúvida ou sugestão, é só comentar aqui embaixo.